Se abbiamo bisogno di spedire dei documenti importanti o vogliamo sfruttare la spedizione come mezzo di comunicazione certificata, allora non possiamo limitarci ad utilizzare il servizio di posta ordinaria offerto dal nostro principale provider, Poste Italiane, ma dobbiamo ricorrere al prodotto Raccomandata.
Grazie alla Raccomandata, possiamo inviare corrispondenza in tutta Italia e anche all’estero in modo certificato con tutti gli effetti di legge previsti dal nostro ordinamento giudiziale e dal nostro Codice di procedura Civile. I documenti inviati saranno tracciabili e sapremo sempre e sicuramente se il destinatario finale li ha ricevuti, anche grazie ai numerosi servizi accessori appartenenti alle diverse tipologie di raccomandate previste allo scopo da Poste.
Potremo avvalerci di queste modalità d’invio, con differenti peculiarità, livelli di servizio e tempistiche di consegna, sempre però con tutti gli effetti associabili allo strumento della Raccomandata:
- Semplice;
- Raccomandata da Te;
- Raccomandata 1;
- Raccomandata 1 con ricevuta di ritorno o prova di consegna;
- Internazionale
La ricevuta di ritorno ovvero la prova di consegna è quella possibilità mediante la quale Poste ci invia all’indirizzo del mittente un documento, una cartolina ovvero un avviso comprovante l’avvenuta consegna, dietro pagamento di un sovrapprezzo naturale (parliamo di A/R oppure R/R in questo caso).
Per semplificare il tutto, chiariremo al lettore in quest’articolo le varie possibilità, dando le istruzioni basilari per inviare le nostre missive utilizzando quest’importantissimo strumento, valido ai fini di legge e tracciabile grazie al codice direttamente sul sito di Poste; ricordando che c’è anche la possibilità attuale di spedire una raccomandata on line o grazie all’App ufficiale.
Quando fare una Raccomandata A/R
La Raccomandata, in linea generale, è una modalità di spedizione che si deve utilizzare quando dobbiamo inviare lettere, pacchi o addirittura atti giudiziari proprio per il suo carattere formale e burocratico e la sua definizione con forza di legge: grazie a questo strumento si garantisce l’effettivo percorso e l’iter della nostra missiva, garantendo la ricezione da parte del destinatario entro tempi stabiliti.
E’ uno strumento essenziale e previsto direttamente dai contratti che sottoscriviamo anche on line, perché certo e legato a tempistiche determinate: se vogliamo disdire una nostra utenza, come ad esempio un contratto telefonico oppure partecipare a un bando o un concorso, o in caso di reclami e solleciti, la Raccomandata è essenziale e indispensabile.
Come fare una Raccomandata A/R
All’interno degli uffici di Poste Italiane (o chiedendoli ad un addetto presente in loco) possiamo procurarci i moduli necessari all’invio della raccomandata, qualsiasi sia la tipologia scelta; dovremo portare con noi la busta contenente i documenti e la lettera che vogliamo inviare e iniziare a compilare il modulo con la velina blu e la cartolina A/R (nel caso scegliessimo l’Avviso di Ricevimento come servizio aggiuntivo).
Controlliamo di aver indicato correttamente e negli spazi giusti il destinatario e il mittente sulla nostra busta (rispettivamente sul retro della busta a destra il primo e sulla parte dove si chiude il secondo) dopodiché iniziamo a compilare i moduli con una penna nera o blu.
Sul modulo con la velina blu, riportiamo i dati del mittente (nome, cognome, indirizzo e paese di residenza) e i recapiti del destinatario che dovranno corrispondere a quelli riportati chiaramente sulla busta; se desideriamo l’avviso di ricevimento, allora poniamo un segno di spunta all’opzione A/R nella sezione Servizi Accessori riportata in basso.
Se abbiamo scelto anche il servizio annesso della prova di consegna, allora compiliamo anche l’altra cartolina, chiamata propriamente A/R, scrivendo il nome, cognome e l’indirizzo sia del mittente, sia del destinatario.
I costi della raccomandata sono soggetti a variabili molto eterogenee, ma sempre e comunque legati al formato e al peso della missiva; Poste provvederà, una volta scelto lo strumento di nostro gradimento tra quelli disponibili e gli accessori (con aggravio di costi) a pesare il tutto, generando poi la spesa totale a nostro carico secondo scaglioni predeterminati. I prezzi sono spesso soggetti a variazioni e promozioni, ma sono comunque buone basi di riferimento per chiarirvi le idee.
Nei prossimi capitoli parleremo di questi prezzi e delle varie possibilità che Poste rilascia ai propri clienti per usufruire di quest’importantissimo mezzo di comunicazione.
Raccomandata Semplice e On line
La raccomandata semplice consente di spedire su tutto il territorio nazionale usufruendo delle prerogative appannaggio dello strumento, ovvero certificazione e possibilità di ottenere una ricevuta legale comprovante l’avvenuto ricevimento. Possiamo spedire dal lunedì al sabato in tutti gli uffici postali e on line tutti i giorni comodamente seduti al nostro pc, sia inviando file immagine in bianco e nero, sia a colori; Poste italiane stamperà poi il tutto e imbusterà secondo criteri ottimali, consegnandola al destinatario. Nel caso utilizzassimo il moderno invio on online, è bene sapere che la ricevuta in formato elettronico della spedizione ha valore legale conforme alle attuali norme.
Fermo il limite di peso massimo uguale a 2 chilogrammi (Kg), la Raccomandata semplice costa in base al formato, ossia le dimensioni, e il peso secondo questi scaglioni con annessa la spesa per la richiesta dell’Avviso di Ricevimento:
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Peso |
Tariffa espressa in euro (€) |
Tariffa comprensiva di Avviso di Ricevimento |
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Fino a 20 grammi |
5,40€ |
6,50€ |
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Oltre 20 e fino a 50 grammi |
6,95€ |
8,05€ |
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Oltre 50 e fino a 100 grammi |
7,45€ |
8,55€ |
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Oltre 100 e fino a 250 grammi |
8,05€ |
9,15€ |
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Oltre 250 e fino a 350 grammi |
9,00€ |
10,15€ |
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Oltre 350 e fino a 1000 g (1kg) |
11,05€ |
12,15€ |
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Oltre 1000 g e fino a 2000 g |
14,75€ |
15,85€ |
Per quanto concerne il formato, esso si differenzia in due macrotipi:
- Altezza minima 90 e massima 250 millimetri, lunghezza 140mm e 353mm, spessore tra 0,15 e 25 millimetri.
- Extra Standard. Altezza massima 250 millimetri, lunghezza massima 353 mm e spessore massimo 50 millimetri (questo parametro stabilisce la differenziazione dunque).
Se spediamo una raccomandata senza busta, questa sarà accettata, ma trattata come formato non standard.
La consegna della tipologia semplice, di solito, avviene entro quattro giorni lavorativi ovvero in sei giorni nella quasi totalità dei casi, secondo le statistiche più aggiornate rilasciate da Poste Italiane. Se usufruiamo del servizio di spedizione on line, vanno aggiunti i tempi tecnici per la stampa e quelli dell’accettazione della domanda (di solito uno o due giorni).
E’ possibile spedire sia lettere, sia comunicazioni, sia documenti, stando sempre nei parametri di peso indicati, ma non oggetti di valore (denaro, preziosi) oppure materiali nocivi e pericolosi, infiammabili o esplosivi (anche le batterie al litio sfuse o contenute in altri dispositivi sono escluse).
In caso il destinatario non fosse reperibile, questo può ritirare la raccomandata presso l’ufficio postale indicato sull’avviso di giacenza per 30 giorni; trascorso questo tempo, la missiva sarà rispedita al mittente.
Come abbiamo accennato nella tabella, pagando il sovrapprezzo di 1,10€ sarà possibile ricevere una cartolina con la conferma dell’avvenuto ricevimento, comprensiva di data e firma di chi ha preso in carico la consegna come destinatario.
Utilizzando il postale web di Poste Italiane, all’indirizzo www.poste.it, dopo esserci registrati e autenticati, potremo disporre l’invio di una raccomandata in modo semplice, digitale, veloce e senza fare noiose file negli uffici PT. Basta andare nella sezione Raccomandate e cliccare sul bottone Spedisci On line seguendo le istruzioni visualizzate a schermo. I consigli per l’utilizzo di questo strumento web sono altrettanto facili e intuibili: i fogli digitalizzati devono avere formato A4 standard con un margine di stampa di 1 cm almeno per lato. Oltre a questo, possiamo dire che il testo da inserire nella missiva può essere inserito in tre diverse modalità:
- Digitandolo nel campo apposito direttamente on line;
- Allegando uno o più file con le caratteristiche descritte nella misura massima di 18 fogli;
- Scrivendo un testo e allegando documenti già preparati in formato .doc, .docx, .txt, .tiff, .xls, .xlsx, .rtf, .pdf e .jpg con una dimensione massima di 3 MB.
Questo servizio via internet è disponibile sia sul sito istituzionale, sia scaricando l’App ufficiale di Poste Italiane disponibile per Android, per iOS e Windows Phone; una volta avviato il download dagli Store ufficiali, potremo utilizzare questa e altre funzionalità direttamente in mobilità sul nostro smartphone o sul nostro tablet, in autonomia.
Raccomandata on line è implementata dai programmatori di Poste con altre funzionalità molto interessanti, ad esempio la stampa fronte e retro in bianco e nero o a colori delle raccomandate inviate, una rubrica on line dove memorizzeremo tutti gli indirizzi dei destinatari per facilitare le successivi spedizioni e verificare in simultanea la corrispondenza tra indirizzo e CAP (Codice di Avviamento Postale), invii multipli e simultanei fino al massimo a 200 indirizzi e la possibilità di abilitare il destinatario al nuovo Ritiro Digitale delle Raccomandate inesitate, quelle non consegnate insomma.
Se utilizziamo la App o il servizio web per inviare la nostra raccomandata, potremo pagare subito con:
- Carta di Credito dei circuiti Visa e Mastercard tutti i giorni, escluso dalle 23.45 alle 00.15 per motivi d’aggiornamento del sistema;
- Postepay, escluso dalle 23.45 alle 00.15 per gli stessi motivi scritti sopra;
- Addebito su Conto Banco Posta, tutti i giorni dalle 6.00 alle 22.30;
Raccomandata da Te
Pensata e ideata per quelle persone che non possono muoversi o non vogliono affaticarsi e andare in un ufficio postale per spedire la raccomandata, ma non sanno utilizzare un Pc o un device mobile, questo prodotto postale consente di spedire alle stesse caratteristiche della raccomandata semplice comodamente da casa, accordandosi con un postino per il ritiro al nostro domicilio della missiva da spedire.
Il portalettere giungerà il giorno concordato presso il domicilio o la sede di lavoro indicata e preleverà le nostre raccomandate, comprese quelle con l’avviso di ricevimento. Ovviamente il tempo di spedizione si allungherà di un giorno lavorativo e decorrerà da quello successivo.
Il servizio può essere richiesto e prenotato via internet nella sezione Servizi a Domicilio ovvero telefonando al numero verde 803.160, gratuito da fisso e mobile, attivo dal lunedì al sabato dalle 8.00 alle 20.00; il costo di tutto è uguale a quello della raccomandata semplice, più il sovrapprezzo dell’avviso di ricevimento (opzionale, se lo scegliamo) e il costo del servizio pari a 4,00€. In promozione, fino al 30 giugno 2019, il costo del servizio è pari a 0€ e potremo pagare lo stesso importo che pagheremmo andando in un ufficio postale, senza la comodità dell’arrivo a casa del portalettere. I soldi dovranno essere corrisposti a questo funzionario in contanti, oppure con carte di debito del circuito Mastro, Postamat, Postepay e con il BancoPosta Click.
Raccomandata 1: Normale o con Prova di Consegna
La soluzione veloce di Poste per quanto concerne questa modalità di spedizione è sicuramente Raccomandata 1: la missiva arriverà a destinazione, come dice il numero stesso, in un giorno (quello lavorativo successivo alla presa in carico) con la certezza della consegna e la certificazione della peculiarità inerente la spedizione. Se le località di consegna sono comprese nell’Elenco dei Comuni con recapiti a dì alterni, allora la consegna avverrà in due giorni lavorativi o al massimo in tre giorni in particolari casi. I tempi si riferiscono naturalmente a consegne effettuate prima dell’orario di presa in carico (di solito entro le ore 12.00).
Saranno fatti due tentativi di consegna e, se non dovessero andare a buon fine, rimarrà in giacenza per 15 giorni nell’ufficio postale indicato al destinatario con avviso; in caso di non consegna, sarà restituita al mittente senza alcun costo aggiuntivo a quelli pagati.
Grazie al simulatore Cerca Tratte, possiamo sapere subito se è possibile usufruire di Raccomandata 1 per una consegna, digitando semplicemente il paese di provenienza e quello di destinazione: l’indirizzo è www.poste.it/cercatratte.
I prezzi di questo prodotto postale sono:
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Peso |
Prezzo di listino in euro (€) |
Prezzo con Ricevuta Consegna |
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Fino a 20g (standard) |
6,90€ |
9,90€ |
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Oltre 20 e fino a 100g (standard) |
9,50€ |
12,50€ |
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Oltre 100 e fino a 350g (standard) |
11,50€ |
14,50€ |
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Oltre 350g e fino a 1000g (standard) |
18,80€ |
21,80€ |
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Fino a 2000g (formato non standard) |
18,80€ |
21,80€ |
La Raccomandata 1 con prova di consegna descrive la stessa tipologia di prodotto, ma con la prova provata dell’avvenuta consegna: Poste, una volta giunto a termine il tutto, c’invierà un avviso indicante quest’evento e potremo conservarlo allegandolo alla comunicazione stessa. Il prezzo della ricevuta è di 3,00€.
Servizio di Tracking e Raccomandata Internazionale
Sia per la Raccomandata normale, sia per la 1 con e senza ricevuta, Poste mette a disposizione un servizio di Tracking on line, grazie al quale potremo monitorare il percorso della nostra missiva, utilizzandolo anche come prova di un’avvenuta consegna, nel caso di controversie.
Basta andare sul sito www.poste.it, navigare fino alla sezione Cerca Spedizioni e potremo visionare lo status della nostra raccomandata:
- Inserendo il codice presente nella nostra ricevuta sotto il codice a barre, senza interruzioni e senza il simbolo trattino (es.123456789012);
- Chiamando il numero verde 803.160 comunicando il codice stesso;
- Se abbiamo attiva l’utenza Postemobile, basta utilizzare il nostro cellulare e il servizio Cerca Spedizioni;
- Inviando un SMS a 342/4072165 digitando nel messaggio il numero del codice;
- Se siamo registrati al portale Poste.it, possiamo chiedere la notifica nella bacheca.
Grazie alla rete di distribuzione sempre più profonda di quest’antica azienda italiana, possiamo spedire una raccomandata anche verso stati e indirizzi esteri, grazie ai rapporti di partnership e alle convenzioni stipulate tra diversi istituti a tal fine. Il prezzo sarà naturalmente più alto e legato alle Zone (1, 2 e 3) in cui sono elencati e categorizzati gli stati disponibili a questo servizio presenti nel mondo, anche se sempre in funzione del peso: parliamo di un minimo di 7,10€ a un massimo di 50,90€.
Potremo monitorare il percorso della nostra missiva sempre utilizzando il servizio di tracking, verificando l’effettiva consegna di un documento importante.