Cos’è
Parliamo di Centro Elaborazione Dati quando citiamo un’unità organizzativa che sia in grado di coordinare la gestione di dati provenienti da diverse fonti, elaborarli e generare servizi ad hoc; di solito s’intende l’infrastruttura informatica al servizio di una o più aziende.
La modernizzazione e l’utilizzo sempre più massiccio della tecnologia hanno sostituito di fatto alcuni uffici presenti all’interno della Pubblica Amministrazione con questi centri che possono essere altrettanto se non superiori nella gestione di dati sempre più complessi e nell’erogazione di servizi sempre più specializzati e disponibili in tempo reale. Pensiamo a:
- Web Communication. La nuova frontiera capace di personalizzare la comunicazione.
- Assistenza Clienti. Grazie ai CED, sarà possibile gestire in miglior modo i rapporti con la clientela e soddisfare in modo migliore le loro richieste esperendole in minor tempo.
- E-Commerce. Finalizzato a creare un sito accattivante e di successo, implementando un nuovo canale distributivo.
- Web Marketing. Associato a elementi distributivi e promozionali, il web marketing rappresenta, grazie ai CED, il vero punto di forza nuovo per attivare nuove e più moderne attività di marketing.
- Automazione Forza Vendita. Grazie all’analisi e l’utilizzo dei dati, è possibile ridurre i tempi delle attiività di tipo amministrativo, concentrandosi e focalizzandosi sui processi di vendita veri e propri, contatto con i clienti e analisi delle prestazioni comprese.
- Gestione Risorse Umane. Si possono ottenere migliorie in tal senso, aumentando la produttività dei dipendenti e riducendo i costi di questi, ponendo ogni informazione utile a disposizione di chi la necessita nel momento in cui ne ha bisogno.
- Gestione della Finanze. Si riesce a ridurre gli errori ed essere più veloci ed efficaci nelle analisi per poi prendere le decisioni in modo migliore e in tempo reale o quasi.
- Produzione e Distribuzione. Si automatizza il processo di gestione del magazzino, degli ordini e di evasione di questi, valorizzando la logistica interna ed esterna.
- E-procurement (approvvigionamento via web). Grazie alla condivisione dei dati con i fornitori, potremo migliorare i processi di approvvigionamento e i costi connessi, nonché rendere elastiche le richieste in conformità alla domanda presente sul mercato.
- Gestione Supply Chain (catena produttiva). Migliora la comunicazione tra tutti gli attori: fornitori, produttori, distributori, rivenditori e dettaglianti, aumentando le vendite e riducendo i costi.
- Teleworking. Questa nuova tipologia di lavoro porta benefici e riduce i costi, nonché si rivela molto efficace nella customer satisfaction perché il lavoratore da casa produce di più, grazie all’integrazione con il sistema di servizi.
Molto spesso le aziende non hanno i mezzi reali per aprire un CED interno e si avvalgono d’imprese esterne che elaborano questi dati e generano una serie di servizi tra quelli descritti nell’elenco che abbiamo profilato. Nei prossimi capitoli parleremo di quest’opportunità nuova e del trend d’imprese che sempre più spesso si avvicinano a questo settore nuovo e molto moderno, offrendo, al tempo dei Big Data e del Cloud Computing, numerosi servizi d’eccellenza e di elevata qualità.
Perchè Aprire un Centro Elaborazione Dati
Come anticipato, aprire un Centro Elaborazione Dati è uno dei settori e dei business più in crescita e ricercati da chi vuole intraprendere un’attività autonoma. Non è certo un business saturo, ma non manca nemmeno la concorrenza di chi già ha avviato questo tipo di attività, forte della domanda in forte crescita, sia da parte dei privati, sia dalle aziende.
Uno dei servizi più richiesti e ricercati da parte delle aziende in chi apre un CED, è sicuramente quello del supporto e della consulenza fiscale alle imprese che vogliono esternalizzare questo processo interno per diminuire i costi e aumentare il livello professionale delle analisi dei dati. Molti imprenditori, infatti, scelgono di avvalersi di consulenze esterne, sfruttando le competenze molto più elevate di chi, invece, fa di quest’attività il proprio core business.
Come in tutti i lavori, per aprire un CED si ha bisogno di competenze molto profonde, sia ambito fiscale e capacità elaborativa anche automatizzata nel redigere ed elaborare la contabilità anche nelle forme più complesse, passando dalle semplici buste paga, fino a giungere ai bilanci e all’analisi di questi, nonché la registrazione di documenti fiscali come le fatture fisiche o le nuove fatture elettroniche obbligatorie da qualche tempo.
L’esperienza nel campo ha il suo valore, ma conta rimanere aggiornati sulle norme fiscali e sempre al passo con i tempi, sfruttando anche conoscenze in ambito tributario fondamentali nel predisporre un servizio fiscale e finanziario basato sui dati. Figure professionali come il commercialista e, appunto, il tributarista, possono affiancare la nostra azione e la predisposizione dei corretti processi informatici alla base dell’elaborazione dei dati, al fine di ridurre a zero gli errori e ridurre i tempi di processo generico.
Un CED è un’impresa e occorre quindi iscriversi alla Camera di Commercio e al contestuale Registro delle Imprese, aprendo una partita Iva, oltre avere una vera sede legale fisica nella quale detenere le risorse umane e informatiche necessarie a erogare i servizi.
Possiamo inizialmente offrire una minore gamma di servizi focalizzandoci su quelli a maggior marginalità o con miglior domanda; inoltre, inizialmente, possiamo collaborare o promuovere la nostra nuova attività mediante partnership con organismi già presenti che operino magari nello stesso settore e ci permettano di ridurre i costi d’avviamento iniziali ovvero ci rendano più facili le pratiche burocratiche e le comunicazioni con il Fisco.
Avviare Attività
Come anticipato, per avviare l’attività del CED occorre iscriversi al registro delle imprese presso la Camera di Commercio e ottenere un numero di partita IVA dall’Agenzia delle Entrate: dopo di questo, il nostro Centro di Elaborazione Dati, potrà promuovere la sua offerta iniziale di servizi basate sulla gestione e lavorazione di informazioni.
L’attività principale di un CED si riferisce, innanzitutto, alla trascrizione e all’inserimento di dati in elaboratori elettronici in grado di immagazzinarli, processarli e analizzarli per ottenere calcoli: in quest’ottica, l’ambito di applicazione più diffuso concerne la produzione e la stampa di fatture o delle buste paga con le quali un datore di lavoro paga mensilmente i propri dipendenti, siano esse imprese di piccole oppure medie o grandi dimensioni, anzi, maggiori saranno le informazioni, maggiori saranno le possibilità di annullare costi di gestione, derogando quest’attività al CED appunto.
Le aziende hanno spesso bisogno di un servizio che predisponga i cedolini di pagamento dei dipendenti, tenga conto delle scadenze mensili e svolga conteggi completi sulle ore lavorate da ogni singolo lavoratore subordinato, sulle giornate, sui permessi goduti, sulle malattie avute, sulle ferie maturate e sulle detrazioni e deduzioni che riducono il salario da lordo a netto, comprese le ritenute fatte dall’impresa come sostituto d’imposta in base alla legge italiana.
Per aprire un Centro Elaborazione Dati non c’è bisogno di avere particolari titoli di studio oppure essere iscritti in un albo di professionisti, ma occorre scegliere con saggezza quali servizi erogare, perché è necessario possedere un minimo di competenze per elaborare e programmare le istruzioni alle quali i dati saranno soggetti: in tal senso, è necessario possedere conoscenze sulle norme fiscali e sui principi contabili nell’esempio di servizio basilare di cui stiamo parlando principalmente.
Il profilo del perfetto imprenditore CED è un giovane professionista molto propositivo e con una buona formazione informatica oppure avvocati e commercialisti che abbiano conoscenza delle imprese, del loro funzionamento e di ciò di cui potrebbero avere bisogno; molto spesso le persone che hanno lavorato in uno studio commerciale o che hanno esperienza in altri Centri di Elaborazione Dati, sono quelle che hanno maggiori probabilità di successo perché hanno fatto la cosiddetta “gavetta” e sono in possesso delle conoscenze basilari per aprire un’impresa simile, spinte dal desiderio di essere padroni di sé stessi e delle loro scelte.
E’ lapalissiano che al fine di erogare consulenze e servizi all’altezza delle aspettative dell’imprenditore, sia necessario possedere conoscenze e competenze in grado di soddisfare i diversi casi e non creare danno alcuno ai soggetti in essere.
Investimento Iniziale
Chi vuole intraprendere questo tipo d’attività deve sapere che serve un investimento iniziale molto importante per acquistare gli elaboratori hardware e i software necessari e adatti alle funzioni e ai servizi che vogliamo offrire come consulenza rivolta a imprese e privati: non è possibile raccogliere i dati con carta e penna, ma serve una tecnologia molto avanzata e all’inizio i costi da sostenere saranno alti. Il consiglio è di cercare dei soci con i quali ripartire le spese e i rischi, nonché creare una società di capitali, riducendo il rischio per i fondatori e per chi poi entrerà in società, rischio assunto solo dal capitale versato e sottoscritto.
Una volta presa la decisione della forma e coinvolti gli eventuali soci, occorre redigere l’atto pubblico necessario alla costituzione di un’impresa a norma di legge e per far ciò basta contattare un pubblico ufficiale (Notaio) che rediga lo Statuto e l’Atto Costitutivo regolamentando i rapporti tra le parti in base a ciò che chiediamo e sempre conformemente alla legge vigente. Il notaio s’incaricherà di sbrigare, dietro lauto corrispettivo, tutte le pratiche per l’apertura di un CED, compresa la richiesta e la contestuale creazione di una partita IVA e l’iscrizione dell’impresa nel Registro idoneo della Camera di Commercio dove sarà dislocata la sede legale.
Oltre i costi notarili e quelli d’avviamento, oltre gli investimenti iniziali da affrontare, anche mediante opportuni finanziamenti e contributi disponibili, occorre conteggiare il costo d’acquisto dei locali o l’eventuale fitto passivo: locali che devono essere adeguati al fine di predisporre gli strumenti necessari allo svolgimento del lavoro oggetto, sempre nel rispetto della legge e delle normative igienico-sanitarie vigenti. Inoltre, dovendo accogliere probabilmente i clienti, va creato un ambient di rappresentanza che sia accessibile e facilmente raggiungibile, nonché comodo (la presenza di parcheggi è fondamentale).
Tutte queste spese, comprese le imposte, sono i fattori iniziali da affrontare, ma pensiamo che si possa iniziare con un elaboratore e programmi basici per poi allargare la propria offerta di servizi e contestualmente comprare nuove dotazioni in seguito, quando il business crescerà.
Cosa Serve
Ancora una volta vogliamo sottolineare l’iter burocratico di creazione di un Centro Elaborazione Dati per essere esaustivi. I passi sono questi:
- Redazione Statuto e Atto Costitutivo dal Notaio;
- Presentazione istanza all’Agenzia Entrate competente territorialmente per ottenere la Partita IVA;
- Iscrizione Registro Imprese presso la Camera di Commercio della provincia dove svolgeremo il nostro business CED;
- Richiesta iscrizione INPS per gli obblighi previdenziali.
Per far ciò, basta compilare la modulistica idonea fornita negli stessi uffici e comprensiva d’istruzioni, ma possiamo anche rivolgerci a un professionista che ci coadiuvi in tutto l’iter burocratico.
Una volta sbrigati gli adempimenti per l’apertura di un Centro Elaborazione Dati e messo a regime il locale con l’hardware e il software installato, dobbiamo cercare di offrire i nostri servizi, come ad esempio l’assistenza fiscale e contabile, ai clienti, ricordandoci di stipulargli un contratto e un’autorizzazione fondamentale per il trattamento dei dati in conformità al GDPR in quanto avremo a che fare con dati sensibili da gestire e proteggere con il massimo livello di sicurezza: in quest’ottica l’impresa CED è rischiosa se pensiamo ai numerosi hacker.
Il cliente firmerà un modulo redatto in base alla normativa sul trattamento dei dati con indicazione chiara del responsabile indicato tra i membri del Centro Elaborazione Dati. Il contratto dovrà essere chiaro e trasparente, indicando dettagliatamente i servizi erogati alle imprese o ai privati che ne vogliono usufruire e che si rivolgono alla nostra azienda concordando in maniera particolareggiata la funzioni disposte per l’impresa sottoscrivente: in alcuni casi, in particolar modo se i servizi concernono l’ambito fiscale, occorrerà porre in essere altre azioni e procedimenti.
E’ molto importante, in generale qualsiasi servizio CED si offra e soprattutto ai fini fiscali, essere sempre aggiornati sulle leggi in vigore e sulle circolari dei ministeri competenti, nonché dell’Agenzia delle Entrate per calcolare correttamente i cedolini e le buste paga, detraendo e imponendo il regime fiscale idoneo, imposto dalle normative correnti.